FAQ

SectorplanPlus is bedoeld voor arbeidsorganisaties die voldoen aan de volgende definitie: Arbeidsorganisaties die actief zijn in de sector Zorg- en Welzijn waarvan de activiteiten geheel of gedeeltelijk direct bekostigd worden uit hoofde van de Wet langdurige zorg (Wlz), de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Jeugdwet, of de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (Wmo) en de Wet Publieke Gezondheidszorg (WPG).

Arbeidsorganisaties die niet aan deze definitie voldoen, komen niet in aanmerking.

De arbeidsorganisatie of zorginstelling hoeft niet aangesloten te zijn bij een regionale werkgeversorganisatie. Het SectorplanPlus is toegankelijk voor zowel leden als niet-leden van regionale werkgeversorganisaties van de bij RegioPlus aangesloten organisatie.

A1. Kwalificerend Beroepsonderwijs: mbo beroepsbegeleidende leerweg (BBL). Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minimaal 24 uur per week.

A2. Kwalificerend Beroepsonderwijs: mbo beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en Derde leerweg. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minder dan 24 uur per week.

B1. Kwalificerend Beroepsonderwijs: hbo duaal/deeltijd en Associate Degree. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minimaal 24 uur per week. Bij opleidingen die formeel onder HBO deeltijd vallen dient er sprake te zijn van een praktijkcomponent van de opleiding op de werkvloer.

B2. Kwalificerend Beroepsonderwijs: hbo duaal/deeltijd en Associate Degree. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minder dan 24 uur per week.

C. Training en ontwikkeling (middellang en lang).

C1. Middellang  tot  128 uur

C2 Lang ≥128 uur

Voor de activiteiten A en B geldt dat sprake is van subsidie op basis van daadwerkelijk gerealiseerde opleidingen (prestatie-eenheden). Bij de activiteiten A en B geldt dat de opleiding moet voorkomen op de lijst met opleidingen uit de bijlage van het programma van eisen.

Voor de activiteit C is sprake van subsidie op basis van prestatie-eenheden. De volgende kosten zijn hierbij subsidiabel: externe kosten van de opleider/trainer, verletkosten van de interne docent en verletkosten van de deelnemers (prestatieverklaring uploaden).

Het subsidiepercentage bedraagt 50% van de subsidiabele kosten voor grote ondernemingen, 60% voor middelgrote ondernemingen en 70% voor kleine ondernemingen.

Het project loopt tot en met 31 augustus 2023.

Alleen medewerkers van de zorg- en welzijnsorganisaties die passen binnen één van de hieronder genoemde doelgroepen komen in aanmerking voor de subsidie:

• Werknemers die nieuw instromen (nieuwe instroom);
• Werknemers die via een kwalificerende opleiding worden opgeschoold om ruimte te creëren voor nieuwe instroom (opscholing);
• Werknemers die worden opgeleid tot praktijk- of werkbegeleider om nieuwe leerlingen te kunnen begeleiden (praktijk- en werkbegeleiders);
• Werknemers die scholing ontvangen ten behoeve van het behoud (behoud).

Werknemers die bij aanvang van de opleidingsactiviteit maximaal twee jaar in dienst zijn bij de arbeidsorganisatie. Deze doelgroep kan aan alle activiteiten deelnemen, A t/m C.

Definitie van ‘opscholing’: binnen de organisatie creëren van ruimte voor nieuwe instroom via beroepskwalificerende scholing (crebo en croho opleidingen).

Deze doelgroep kan alleen deelnemen aan activiteit A en B (altijd alleen via beroepskwalificerende scholing). Niet beroepskwalificerende scholing, zoals een opleiding of training via activiteit C kan niet worden gevolgd door een deelnemer onder de doelgroep opscholing.

Definitie van ‘Praktijk- en werkbegeleiders’: het toerusten van (nieuwe) werkbegeleiders en praktijkbegeleiders zodat zij de instroom van nieuwe medewerkers kunnen begeleiden volgens nieuwe standaarden en in aansluiting bij actuele en toekomstige onderwijsmethodieken. Hieronder valt:

• Het opleiden van nieuwe praktijkopleiders
• Het bijscholen van bestaande praktijkopleiders; mits de bijscholing relevant is voor het uitoefenen van de functie van praktijkopleider
• Het opleiden van nieuwe werkbegeleiders
• Het bijscholen van bestaande werkbegeleiders, mits de bijscholing relevant is voor het uitoefenen van de rol van werkbegeleider.

Deze doelgroep kan aan alle activiteiten deelnemen, A t/m C.

Zittende medewerkers die deelnemen aan een opleiding gericht op het behoud van de betreffende medewerkers. Deze deelnemers kunnen alleen deelnemen aan Activiteit C (training en ontwikkeling).  Mocht er een traject worden aangevraagd met deelnemers die vallen onder de doelgroep behoud, dan dien je later bij het verantwoorden in het portal per traject een toelichting te geven met betrekking tot de relevantie van het betreffende traject voor het behoud van deelnemers. Tevens committeer je je aan de mogelijkheid van een verdiepend interview om jou beleid rondom het behoud van medewerkers en de rol van SectorplanPlus 2022-2023 hierin toe te lichten.

Het SectorplanPlus 2022-2023 kent 5 activiteiten waarbinnen trajecten voor de deelnemers (opleidingen en trainingen) worden uitgevoerd. Dit zijn de activiteiten:

1. A1. Kwalificerend Beroepsonderwijs: mbo beroepsbegeleidende leerweg (BBL). Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minimaal 24 uur per week.
2. A2. Kwalificerend Beroepsonderwijs: mbo beroepsbegeleidende leerweg (BBL) en Derde leerweg. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minder dan 24 uur per week.
3. B1. Kwalificerend Beroepsonderwijs: hbo duaal/deeltijd en Associate Degree. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minimaal 24 uur per week. Bij opleidingen die formeel onder HBO deeltijd vallen dient er sprake te zijn van een praktijkcomponent van de opleiding op de werkvloer.
4. B2. Kwalificerend Beroepsonderwijs: hbo duaal/deeltijd en Associate Degree. Minimale duur van 1 maand en een dienstverband van minder dan 24 uur per week.

Deze opleidingen komen voor op de opleidingenlijst. Opleidingen die niet voorkomen op de opleidingenlijst of in de portal onder één bepaald traject, kunnen onder onderstaand activiteit opgevoerd worden:

     5. C. Training en ontwikkeling (C1 middellang en C2 lang).

Mocht het alleen gaan om een wijziging van het crebonummer, maar de naam van de opleiding staat wel in de opleidingenlijst in het handboek, dan mag deze worden opgevoerd onder het oude crebonummer. Bijvoorbeeld: Verzorgende IG niveau 3 met nieuwe crebocode 25656 kan onder voorbehoud alvast opgevoerd worden onder Verzorgende IG niveau 3 met crebonummer 25491.

Let op: de opleiding is alleen subsidiabel als deze in de toekomst op de aangepaste opleidingenlijst staat welke door het ministerie van VWS wordt geaccordeerd. Wij zullen dan later de crebocode aanpassen bij de beoordeling van de registratie.

Opleidingen die niet op de lijst voorkomen zijn (nog) niet subsidiabel. Het kan zo zijn dat er later nog nieuwe opleidingen worden toegevoegd aan de lijst. De meest actuele lijst is beschikbaar in de portal. Opleidingen die niet in de opleidingenlijst staan kunnen wellicht onder activiteit C worden opgevoerd (traject aanmaken en indienen bij de AMR-commissie).

E-learnings zijn subsidiabel als deze klassikaal worden verzorgd en er een prestatieverklaring is getekend. Is er geen getekende prestatieverklaring dan zijn de verletkosten niet subsidiabel.

Op de homepagina van de website van SectorplanPlus 2022-2023 kan je de verschillende deadlines vinden. Onder het kopje ‘Belangrijke data en deadlines’ staat een compleet overzicht.

Bij activiteiten A en B kan je de loonkosten opvoeren. Dat geef je in de portal aan door bij kostentypes, ‘loonsubsidie’ aan te vinken.

Bij activiteit C kan je de kosten alleen onder prestatie-eenheden opvoeren. Hier kun je alleen kiezen voor interne of externe kosten. Een combinatie van beide kosten opvoeren is niet mogelijk.

Nee, dit is niet mogelijk.

Als je een opleiding wilt opvoeren die niet voorkomt op de opleidingenlijst dan dien je eerst een traject aan te maken in de portal. Dit dient te gebeuren onder activiteit C en deze zal ingediend worden bij de AMR-commissie. Hoe je dat exact moet doen kun je lezen in de handleiding voor verantwoording (Er wordt nog gewerkt aan de handleiding, deze is later terug te vinden in de portal onder 'Downloads'.).

Als een traject is beoordeeld door de AMR-commissie dan staat er een groen vinkje in het vakje ‘AMR’.

Als een traject is afgekeurd kun je deze helaas niet meer opvoeren, want dat is deze niet subsidiabel binnen SectorplanPlus en moeten de registraties onder dat traject op vervallen worden gezet. In dit geval staat er een rood kruisje in het vakje ‘AMR’. Staat er in plaats van een rood kruisje een halfgrijs vakje met ‘aanvullen’ als opmerking, dan kan je het traject aanpassen (doel en inhoud aanpassen).

De volgende projectdocumenten dienen geüpload te worden in de portal:

• Jaarrekening
• Kvk-uittreksel
• Projectovereenkomst

Er dient een recent KvK-uittreksel geüpload te worden in de portal. Dit is een uittreksel met een afgifte datum vanaf 1 februari 2022 of later. Er moet een officieel KvK-uittreksel geüpload worden. Een onlineversie ‘uittreksel inzien’’ is ook akkoord.

Voor grote organisaties is het niet verplicht om een jaarrekening te uploaden. De zorginstelling dient de vraag ‘valt u onder de definitie grote onderneming’ dan met ja te beantwoorden.

Voor kleine en middelgrote organisaties is het verplicht om een jaarrekening te uploaden.

Als er geen jaarrekening wordt geüpload, dan wordt de zorginstelling gezien als een grote organisatie.

Indien er sprake is van een holding dan dient de geconsolideerde jaarrekening van de holding geüpload te worden.

De jaarrekening van het jaar 2021 dient geüpload te worden in de portal. Bij het uploaden van de jaarrekening dient de zorginstelling de tijdvakgegevens in te vullen (indien er sprake is van een kleine of middelgrote organisatie).

De grootte van de zorginstelling staat automatisch op ‘groot’. Hierdoor kan de zorginstelling de registratie gewoon indienen. Als de jaarrekening door het SSC beoordeeld is, dan zal automatisch het juiste subsidiebedrag in de portal komen te staan.

Alleen een tekenbevoegd persoon (of personen) mag de projectovereenkomst ondertekenen. Dit wordt gecontroleerd aan de hand van het KvK-uittreksel.

Als een persoon getekend heeft die niet in het uittreksel staat, maar wel gemandateerd is, dan moet bij het uittreksel een bladzijde worden toegevoegd waaruit blijkt dat deze persoon bevoegd is dit soort overeenkomsten te tekenen. Hierbij kan je denken aan (een deel van de) statuten of een contract.

Indien een niet-tekenbevoegd persoon de projectovereenkomst heeft getekend, dan is de overeenkomst niet rechtsgeldig. Dit kan de subsidieaanvraag in gevaar brengen.

In eerste instantie is de arbeidsorganisatie verantwoordelijk voor de correcte ondertekening van de projectovereenkomst en het bijvoegen van de gewenste stukken ter controle. Een regionale projectleider voert een eerstelijns controle uit en het Shared Service Center voert een tweedelijns controle uit.

In de portal staat automatisch het filter aan, deze geeft een overzicht van dossiers die nog niet zijn ingediend. Deze zie je onder de filterbalk staan en kan je wegklikken door op het kruisje te klikken. Vervolgens krijg je een overzicht van alle registraties die opgevoerd zijn in de portal, ongeacht wat de status van het dossier is.

Door op ‘extra filter’ te klikken kan je het zoeken verfijnen. Zo kan je bijvoorbeeld op een bepaalde activiteit filteren of een registratiefase.

Bij activiteit C moeten documenten zoals facturen en het prestatiebewijs die betrekking hebben op meerdere deelnemers in de registratie gekoppeld worden aan alle deelnemers of in ieder geval aan de deelnemers waar de documenten betrekking op hebben. Individuele documenten zoals loonstroken en deelnemersverklaringen mogen niet worden gekoppeld.

Het koppelen van een document aan meerdere deelnemers gaat als volgt:

Klik op het groene knopje ‘upload’. Bij ‘uploaden voor’ klik je op de naam van de deelnemer en zie je een drop down menu verschijnen. Hier staan alle namen van de deelnemers die in de registratie zijn opgevoerd. Geldt het document voor alle deelnemers dan klik je op ‘select all’. Geldt het voor enkele deelnemers in de registratie dan zet je een vinkje bij de naam van die deelnemers. Vervolgens kan je het gewenste document uploaden en zet je een vinkje bij ‘compleet voor alle deelnemers’. Vervolgens klik je op ‘opslaan’. Op deze manier hoef je een document maar één keer te uploaden en wordt het automatisch toegevoegd bij de geselecteerde deelnemers.

Hiervoor kunnen meerdere redenen zijn:

• Een registratie kan je niet indienen als de documenten niet compleet zijn;
• Als de projectovereenkomst van het betreffende tijdvak nog niet is goedgekeurd;

Een registratie kan je ook niet indienen als het traject (C1 en C2) nog niet is beoordeeld door de AMR-commissie.

Binnen SectorplanPlus staat privacy hoog in het vaandel. Deze subsidie is dan ook ingericht conform de wettelijke eisen zoals vastgelegd in de AVG en andere geldende wet- en regelgeving. Dit betekent onder andere dat:

• Er voor alle partijen die uw gegevens verwerken gedragsrichtlijnen zijn opgesteld;
• Er verwerkersovereenkomsten zijn afgesloten met alle relevante partijen, en;
• de verwerking van persoonsgegevens zoveel mogelijk wordt beperkt (zowel in tijd als het aantal medewerkers/partijen die toegang hebben tot de gegevens).

Voor een uitgebreide toelichting over hoe persoonsgegevens worden verwerkt binnen SectorplanPlus verwijzen wij u naar onze privacynotitie.

Binnen SectorplanPlus worden enkel persoonsgegevens verwerkt die nodig zijn voor het verantwoorden en uitkeren van subsidie. In de praktijk betekent dit dat er persoonsgegevens verwerkt worden van:

• de deelnemer;
• eventuele interne docenten, en;
• contactpersonen van arbeidsorganisaties.

Hierbij geldt dat nooit meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk voor de subsidie.

Voor een compleet overzicht van welke persoonsgegevens binnen SectorplanPlus worden verwerkt verwijzen wij u naar onze een privacynotitie.

Als arbeidsorganisatie vervult u de rol van verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die binnen Sectorplanplus worden verwerkt. Dit betekent onder andere dat u verantwoordelijk bent voor het informeren van uw medewerkers over de verwerking van hun gegevens.

Wij ondersteunen u hierbij graag. Met het oog daarop hebben wij enkele standaardteksten beschikbaar gemaakt onder ‘Downloads’ (Er wordt nog gewerkt aan deze documenten waardoor ze nog niet zichtbaar zijn op de portal.)en hebben wij een privacynotitie voor arbeidsorganisaties opgesteld:

• Brief informeren interne docent;
• Brief informeren deelnemer;
• Privacynotitie.

Indien u aanvullende vragen heeft met betrekking tot privacy en SectorplanPlus kunt u altijd contact opnemen met uw regionale werkgeversorganisatie.

NB. Het informeren van deelnemers dient altijd voorafgaand aan de verwerking van gegevens te gebeuren!

Nee, het BSN en IBAN van deelnemers maken geen deel uit van de administratie van SectorplanPlus. Het is de verantwoordelijkheid van de arbeidsorganisatie waar een deelnemer werkzaam is om het BSN en/of het IBAN af te schermen op documentatie die wordt aangeleverd (bijvoorbeeld op een loonstrook).

NB. Het IBAN van deelnemende arbeidsorganisaties wordt uiteraard wel verwerkt om de subsidie uit te kunnen keren. Het betreft hier echter geen persoonsgegevens, maar bedrijfsgegevens.

Verschillende partijen hebben toegang tot persoonsgegevens die binnen SectorplanPlus worden verzameld. Hierbij geldt altijd dat er binnen elke organisatie wordt nagestreefd om zo min mogelijk medewerkers toegang te geven tot zo min mogelijk gegevens. Met andere woorden, alleen de medewerkers die met het oog op de subsidieverantwoording of -uitvoering een reden hebben om persoonsgegevens in te zien hebben toegang tot deze gegevens.

Naast de arbeidsorganisatie waar de deelnemer werkt hebben de volgende partijen toegang tot de persoonsgegevens:

• De regionale werkgeversorganisatie in wiens regio de arbeidsorganisatie voor subsidie in aanmerking komt;
• Het Shared Service Center van RegioPlus (voeren controles uit op het dossier);
• Wecreate Consulting (belast met het programmamanagement en kwaliteitsbewaking);
• Gilde-BT Software (de IT-provider);
• EY (de controlerend accountant).

Verder geldt KPN IS Group tevens als verwerker van de persoonsgegevens in haar rol als hostingprovider van het webportal. Deze laatste verwerker heeft echter geen recht om de gegevens zelf in te zien.

Voor vragen over welke persoonsgegevens er van u geregistreerd zijn of vragen over de correctheid van deze gegevens dient een deelnemer bij zijn of haar werkgever een verzoek tot inzage in de gegevens in te dienen.

Conform de voorwaarden zoals gesteld door het ministerie van VWS worden alle relevante persoonsgegevens bewaard tot tien jaar na de definitieve subsidievaststelling en -toekenning. Deze vaststelling en toekenning vinden na afronding van het gehele SectorplanPlus plaats.

Het portaal is alleen via een SSL beveiligde verbinding te bereiken. Dit betekent dat ingevulde gegevens versleuteld worden verstuurd en niet door derden kunnen worden gelezen. Wachtwoorden worden tevens versleuteld opgeslagen waardoor noch de systeembeheerder, noch andere partijen deze kunnen achterhalen.

Daarnaast wordt het portaal continu gescand op kwetsbaarheden. Er worden continu geautomatiseerde security scans uitgevoerd om kwetsbaarheden en misconfiguraties te voorkomen. De geautomatiseerde scans richten zich op kwetsbaarheden zoals de industriestandaard Open Web Security Project (OWASP) Top 10. Ook worden er handmatige audits uitgevoerd op de integriteit van het systeem. Deze handmatige acties zorgen ervoor dat ook minder voor de hand liggende problemen worden opgemerkt. Alle gegevens worden bewaard binnen de Europese Unie.

Voor meer informatie over de beveiliging van onze systemen in het privacybeleid binnen SectorplanPlus, zie onze privacynotitie.

Deze mogelijkheid is onderzocht. Er is echter een tweetal redenen waarom ervoor is gekozen om af te wijken van de gestandaardiseerde verwerkersovereenkomst van BOZ. 

Ten eerste wordt er binnen SectorplanPlus reeds een projectovereenkomst gesloten tussen de regionale werkgeversorganisaties en de arbeidsorganisaties. Door de verwerkersovereenkomst op te nemen als deel van de projectovereenkomst – in plaats van een aparte verwerkersovereenkomst af te sluiten – is de administratieve last beperkter.

Daarnaast dient een verwerkersovereenkomst zo specifiek mogelijk te zijn bij het beschrijven van de verwerking van persoonsgegevens. Omdat de context van de verwerking duidelijk vastgelegd is in de projectovereenkomst is ervoor gekozen om aan te sluiten bij deze beschrijving en geen aparte overeenkomst af te sluiten.

De projectovereenkomst die binnen SectorplanPlus wordt gehanteerd is op het gebied van privacy in de kern hetzelfde als de gestandaardiseerde overeenkomst van BOZ voor zover deze van toepassing is en voldoet aan alle wettelijke eisen zoals vastgelegd in de AVG.

Naar aanleiding van signalen uit de markt is er in overleg met het ministerie van VWS, de controlerende accountant, werkgeversorganisaties en deelnemende arbeidsorganisaties onderzocht of en hoe de administratieve last binnen SectorplanPlus kan worden verlaagd. Eén van de discussiepunten was hierbij de deelnemersverklaring.

De deelnemersverklaring werd tot op dat punt voor een aantal doeleinden gebruikt, waaronder het bevestigen van aanvullende informatie, zoals de functie en het geslacht van deelnemers, en voor het informeren van deelnemers over de verwerking van hun persoonsgegevens. In overleg met het ministerie van VWS en de controlerend accountant is besloten dat deze aanvullende informatie niet langer nodig is. Om u als arbeidsorganisatie toch te kunnen ondersteunen bij het informeren van uw deelnemers hebben wij enkele standaardteksten beschikbaar gemaakt onder ‘Downloads’:

• Brief informeren interne docent;
• Brief informeren deelnemer.

Wij wijzen u er hierbij nadrukkelijk op dat het de verantwoordelijkheid is van de deelnemende arbeidsorganisatie om deelnemers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens.

NB. Het informeren van deelnemers dient altijd voorafgaand aan de verwerking van gegevens te gebeuren!

Het kan voorkomen dat je geen e-mail ontvangt wanneer je hebt aangegeven je wachtwoord te willen wijzigen. In dit geval vragen wij je te kijken in je map met ‘ongewenste e-mails/spam folder’. Het kan ook zo zijn dat het spamfilter de e-mail gelijk naar de verwijderede items heeft verplaatst. Controleer ook deze map.

Mocht je de e-mail niet kunnen traceren, neem dan contact op met het SSC (ssc@regioplus.nl).

Ga naar de inlogpagina van SectorplanPlus 2022-2023 en klik op ‘Wachtwoord vergeten’. Let op: je nieuwe wachtwoord moet uit ten minste 8 aaneengesloten letters, één cijfer en één speciaal teken bestaan.

Klik links in het menu op ‘Accountgegevens’. Onder het kopje ‘Medewerkers’ klik je op de groene knop ‘NIEUW’’ om een nieuw contactpersoon toe te voegen.

Klik links in het menu op ‘Accountgegevens’. Onder het kopje ‘Medewerkers’ klik je op het potloodje om de contactgegevens te wijzigen.

Neem hiervoor contact op met het SSC. Zij zullen je een formulier toesturen waarmee het rekeningnummer gewijzigd kan worden.

Mogelijk voldoet je browser niet aan de minimale resolutie eisen. Voor optimaal gebruiksgemak adviseren wij het portaal te open in Google Chrome.

Stuur een e-mail met de schermafbeelding naar het SSC (ssc@regioplus.nl)

We raden aan om altijd pdf-documenten te gebruiken voor het uploaden. Het kan namelijk zo zijn dan andere bestandformaten niet goed ingelezen worden.

Dit is een alertmelding om je erop te attenderen dat de deelnemer al onder een andere registratie met hetzelfde traject is opgevoerd.